Kuusi viikkoa sitten kuuntelin Jon Acuffin kirjaa ”Finish – Give Yourself the Gift of Done”. Kirja kertoo kuinka voimme viedä erilaiset hankkeet loppuun. Kirja sopi minulle kuin nenä päähän — ongelmanani kun on harvemmin asioiden aloittaminen, mutta aina niiden loppuun saattaminen.
Sain kirjasta monta ahaa-elämystä, mutta tärkeimmäksi nousi tämä:
Loppuun saattamisen vaikeus liittyy useimmiten jotenkin perfektionismiin eli täydellisyyden tavoitteluun.
Perfektionismi vihaa dataa, koska faktat osoittavat armottomasti missä mennään — niin hyvässä kuin pahassa.
Tämän oivalluksen innoittamana laadin vihdoin ja viimein tietokannan, jonka tekemisestä olen haaveillut jo pitkään. Ajatuksena oli kirjata tietokantaan tekemisiäni, fiiliksiäni ja ajatuksiani pitkin päivää.
Sen lisäksi kirjaisin sinne syömiseni, sykkeen vaihteluvälin, uneni ja fyysisen aktiivisuuden, joita olen seurannut jo pidempään eri menetelmillä.
Tietokannan tehtyäni kirjoitin tällaisen muistiinpanon:
”Hyvällä onnella tietokannan täyttäminen auttaa minua olemaan tietoisempi siitä, mitä olen tekemässä. Minun suurimpia ongelmiani kun on se, että tarkkaavuushäiriön takia päädyn niin helposti haahuilemaan omaan maailmaan ja unohdan kuka olen ja mitä olen tekemässä.
Tietokanta voi auttaa myös siinä, että illalla minun ei tarvitse kärsiä epämääräisestä tunteesta, etten saanut mitään aikaan. Esimerkiksi eilen illalla minulla oli tunne etten ollut saanut juuri mitään aikaan. Pitämäni lista asioista, joita olin päivän mittaan tehnyt, paljasti tuntemuksen vääräksi.
Tänä aamuna olen jo huomannut, että teen jatkuvasti liian kunnianhimoisia suunnitelmia eli aliarvioin ajan, jota käytän eri tekemisiin. Tai pikemminkin aliarvioin pienten häiriötekijöiden määrän ja oman hitauteni. Ja suunnitellessani tekemisiä unohdan ottaa huomioon myös sellaiset asiat kuin syömisen ja vessassa käynnin.
Tsägällä päivän suunnitelmien ja sitten omien tekemisten ylös kirjaaminen auttaa minua myös näkemään miten päin honkia omat aikatauluarvioni menevät.
Lisäksi tracking voi toimia hyödyllisenä asiana, joka antaa minulle stimulaatiota. Stimulaatiohakuisuus nimittäin on yksi asia, joka tuhoaa tehokkuuttani. Eli välillä ns. piilopaikkoihin tukeutuminen ei johdu niikään siitä, että yritän vältellä jotain tärkeää ja vaikeaa, vaan siitä, että tunnen tarvitsevani stimulaatiota – jotain jännittävää ja kiinnostavaa.
Tietokannan hiominen ja päivittäminen on minulle stimuloivaa. Tavallaan se on turhaa verrattuna moneen hyödyllisempään tehtävään, mutta voi olla hyödyllisempää ja kehittävämpää kuin esimerkiksi somessa surffaaminen tai tv-sarjojen katsominen.
Lisäksi se ei ole ihan niin koukuttavaa kuin muiden tuottamat viihdykkeet. En jaksa määräänsä enempää hinkata kerralla tietokantaa – joka samalla muistuttaa minua siitä, miten käytän aikaani. Ja esimerkiksi unia jne. ei voi kirjata kuin kerran tietokantaan.”
Mitä hyötyä tekemisten kirjaamisesta on?
Kuuden viikon perusteella oma ennustukseni osui (kerrankin!) oikeaan.
Somen käyttöni ja sukututkimukseen haaskaamani aika on tippunut lähes nollaan.
Olen tehnyt säännöllisemmin ja enemmän ns. oikeita töitä. Eli en enää joudu käyttämään paria päivää ennen deadlinea aamusta iltaan työskentelyyn ja laiminlyö perhettäni, koska teen projekteja kohtuullisia määriä useamman päivän ajan ennen määräaikaa.
Osaan nykyään hieman paremmin arvioida miten paljon — tai oikeammin vähän — saan oikeasti päivässä aikaan. Niinpä olen alkanut pilkkoa isompia projekteja pienemmiksi palasiksi, jolloin olen oikeasti myös edistänyt niitä.
Eli esimerkiksi teen pihatöitä päivittäin vähintään 10 minuuttia sen sijaan että odottaisin päivää, jolloin voisin käyttää koko päivän pihan raivaamiseen.
Olen tullut myös tietoisemmaksi omien vireystasojen vaihtelusta ja sitä kautta osannut paremmin rytmittää päivääni.
Pyrin ottamaan 15 minuutin tirsat tai meditaatiotauon vähän ennen neljää, koska muuten olen klo 16-18 ihan kanttuvei.
Olen alkanut mennä vihdoin ja viimein hyvissä ajoin nukkumaan tajuttuani, että tarvitsen kolme eri muistutusta päästäkseni ajoissa sänkyyn.
Olen kehittänyt tietokantaa eteenpäin ja nyt kirjaan sinne myös päivän tavoitteet WOOP-menetelmää hyödyntäen.
Olen kuunnellut lisää erinomaisia ajan- ja elämänhallintaan liittyviä kirjoja ja saanut niistä lisää vinkkejä siihen, miten saan hämättyä itseni toimimaan reippaammin.
Tsekkaa esim. Abrey Marcuksen Own the Day ja Mel Robbinsin The 5 Second Rule.
Tärkeintä on kirjata tekemiset, ei miten kirjaat ne
Tietokannan tekeminen auttoi minua aikanaan tekemään elämäntaparemontin ja on nyt auttanut minua saamaan paremman otteen arjesta.
En silti suosittele kaikille oman tietokannan tai edes excel-taulukon rakentamista, sillä tietääkseni useimmat ihmiset eivät a) osaa tehdä tietokantoja, b) saa minkäänlaisia kicksejä sellaisten tekemisestä.
Sen sijaan suosittelen kirjaamaan millä tahansa metodilla omia tekemisiä ylös vaikka vain viikon ajan.
Tällä videolla kerron lisää tekemisten kirjaamisesta, päivän suunnittelusta sekä 5 sekunnin säännöstä, joka on auttanut valtavasti hommien hoitamisessa.
[embedyt] https://www.youtube.com/watch?v=pkDxHTiC400&width=525&height=295&modestbranding=1[/embedyt]Käyttämäni apuvälineet ja sovellutukset
- MyFitnessPal syömisten kirjaamiseen
- Fitbit Charge 2 -aktiivisuusranneke aktiivisuuden ja unen seurantaan
- Todoist tehtävien hallintaan
- Timing app tietokoneella käytetyn ajan seurantaan
- Moments app iPhonen käytön seuraamiseen
- Drafts app muistiinpanojen ”kirjoittamiseen” (eli oikeasti sanelen muistinpanot iPhonelle, korjaan kielivirheet ja sitten lähetän ne tietokantaan)
- Elite HRV + Polar H6 -sykevyö sykkeen vaihteluvälin seurantaan (sykevyö on vanha malli, Polar H10 olisi uusi malli)
- Withings/Nokia wifi-vaaka painon seurantaan
- Withings/Nokia BPM -mittari verenpaineen seurantaan
- Arc app iPhonelle paikasta toiseen siirtymisen seurantaan
- FileMaker Pro -tietokantaohjelma tietokannan tekemiseen ja FileMaker Go -ohjelma tietokannan käyttämiseen kännykästä
Miltä tietokantani näyttää?
Tässä on muutamia tärkeimpiä tietokantani ominaisuuksia.
Täytän muutaman kerran viikossa tietokantaan uni-, syke-, paino- ja aktiivisuustiedot. Periaatteessa voisin ohjelmoida ainakin osan täydentymään automaattisesti, mutta olen kokenut hyödyllisemmäksi kirjata ne käsin. Lisäksi joutuisin todennäköisesti käyttämään pari päivää sen selvittämiseen, miten saan kaikki haluamani tiedot siirtymään tietokantaan automaattisesti.
Auringon nousu ja lasku ja kalenteritiedot siirtyvät tietokantaan semiautomaattisesti.
Määrittelen joka päivälle jonkin teeman fiilispohjalta ja illalla kuittaan itselleni miten päivä meni.
Unen, liikunnan ja syömisten tarkkailu on auttanut näkemään miten elämäntapavalinnat vaikuttavat jaksamiseen. Erityisen selvästi on näkynyt miten varsinkin unen määrä ja laatu on vaikuttanut fyysiseen jaksamiseen ja syömishaluihin.
Päivän suunnitelma -näkymässä näen tämän päivän ja seuraavan kahden päivän tulevat tapahtumat. Ohjelma lataa minulle automaattisesti suunitelma-pohjaan tämän tekstin:
”Haluan tänään _, jotta _. Suurin riski on, että _. Välttääkseni _.”
Täydennän pohjaan tarkemman suunnitelman päivälle.
Suunnitelma-näkymässä mietin myös tavoitteet eri tehtäväalueille. Välillä kirjoitan aikataulusuunnitelman — joka useimmiten osoittautuu täysin ylioptimistiseksi.
Minulla on kännykkää varten ”syöttötietokanta”, johon syötän mm. muistiinpanoja, fiiliksiä, valokuvia, tehdyt tehtävät, ravinteet joita olen syönyt, kehon toimintaan liittyviä tietoja jne. Eniten käytän rutiininäkymää, josta ruksin tekemiäni rutiinitehtäviä sitä mukaa kun olen tehnyt ne.
Ilman rutiinilistaa unohtaisin varmaan puolet näistä elämääni edistävistä rutiineista tai muistaisin ne tyyliin nukkumaan mennessä.
Päivän päätteeksi siirrän kännykän pienemmästä tietokannasta tiedot tietokoneella olevaan päätietokantaan. Samalla käyn läpi miten päivä meni.
Aluksi laitoin joka päivä kaikki tehtävät, siirtymät, puhelut jne. ylös minuutin tarkkuudella. Nyt teen niin vain kerran, pari viikossa kun siltä tuntuu.
Lisäksi iPhone-tietokantaan kuuluu lapsille omistettu osio, jonka ainoa tarkoitus on ohjata lapsia toimimaan fiksummin. Sinne kirjataan niin hyvät kuin typerät teot sekä terveyttä edistävät valinnat. Alunperin tarkoituksena oli antaa myös ”ristisilmiä” epäterveellisistä valinnoista, mutta käytännössä niitä ei käytetä.
Lapset saavat itse antaa itselleen tähdet tai sydämet ja lisäksi sanella iPhonen sanelutoiminnolla mistä merkintä tuli. Jos jompikumpi pojista törttöilee, pahin rangaistus on, että veli saa antaa törttöilijälle ”kakan”.
Tarkoituksena on, että kun kumpikin lapsi saa riittävän monta päivää ilman kakkoja, he saavat jonkin palkinnon, mutta toistaiseksi ei olla päästy edes viiteen peräkkäiseen päivään ilman jonkinlaista riitelyä, härnäämistä tai muuta törttöilyä.
Millä tavoin sinä olet seurannut omia tekemisiäsi? Mitä olet itse oppinut seurannasta?
